Comment le cabinet Next Compta automatise le traitement des données de caisse pour générer des écritures comptables

Contexte

Ce cas pratique aborde la situation de Next Compta, cabinet travaillant avec des clients dans la restauration. Ces clients ont plusieurs caisses pour gérer les commandes (Uber eats, Deliveroo, L’addition …). Dans certains cas, un client peut avoir jusqu’à quatre caisses différentes.  

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A la fin du mois, les données sont exportées depuis les différents outils afin d’en créer des écritures comptables et de les importer dans l’outil de production comptable (ACD en l’espèce). Avec un peu d’habitude et une bonne connaissance des clients, cela prend entre 30 minutes et 45 minutes pour un collaborateur par caisse et par client. 

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La saisie manuelle entraîne un coût trop important pour les clients 

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Les clients sont toujours attentifsaux honoraires pratiqués par de leur cabinet comptable. Des clients qui ont jusqu’à quatre caisses différentes peuvent mobiliser à la fin du mois entre 2h et 3h d’un collaborateur comptable pour la tenue comptable uniquement. Ces opérations de saisie sont indispensables mais apportent peu de valeur ajoutée au client. Il est parfois difficile de faire accepter cela à ses clients. 

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La saisie manuelle entraîne des problématiques opérationnelles

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Au sein du cabinet, la gestion de ces comptes nécessite également de former les collaborateurs sur la manière de saisir les données. Afin que les opérations de saisie ne soient pas trop chronophage, la solution est souvent d’agréger les données du mois en une seule écriture comptable. Cette approche permet de gagner du temps à la saisie mais consomme beaucoup plus de temps quand il s’agit d’aller chercher des incohérences. 

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Power Query : la solution d’automatisation de la saisie

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Power Query est un outil intéressant qui convient parfaitement dans cette situation. Power Query est présent directement dans Excel. Sans aucune connaissance de VBA ou de code, il permet d’enregistrer des modifications sur un fichier Excel et de les rejouer ensuite de manière automatique en cliquant sur un bouton. 

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L’utilisation de Power Query au sein du cabinet présente plusieurs avantages : 

• automatiser la saisie des écritures comptables directement dans l’outil de production comptable 
• détailler les écritures jour par jour au lieu de les agglomérer 
• gagner en rigueur et en homogénéité dans la saisie 
• gagner du temps chaque mois 
• gagner du temps à l’entrée des nouveaux collaborateurs  

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Présentation du cas pratique 

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Le cas pratique présente comment modifier les données exportées de l’addition et les modifier en écritures comptables. Les onglets du fichier Excel sont les suivants 

• Onglet 1 : Export de l’addition “Paiement par service”
• Onglet 2 : Export de l’addition “CA-TVA par service”
• Onglet 3 : Variables : pour ajouter les numéros des comptes de ventes et de produits 
• Onglet 4 : Le résultat. Les écritures comptables à importer dans ACD 

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Les opérations faites ensuite dans Power Query sont ensuite celles que nous faisons tous les jours à la main dans Excel, mais cette fois-ci elles peuvent se répéter en appuyant sur un bouton. 

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Les opérations ont principalement pour objectif de : 

• supprimer des colonnes vides
• modifier des en têtes 
• changer le type des données 
• renommer des champs 

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A titre d’exemple voici les onglets du fichier Excel 

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