Gagnez du temps en automatisant la récupération des pièces comptables

L’éternel problème de la récupération des pièces comptables 

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La difficulté est universelle. Tous les cabinets comptables et leurs clients y sont confrontés. Comment récupérer l’ensemble des pièces comptables dans les temps afin de respecter les délais de déclarations fiscales ? La collecte des pièces comptables n’apporte aucune valeur ajoutée, c’est un processus chronophage que tout gestionnaire et cabinet souhaite pouvoir automatiser de façon fiable.

Dépendant des clients pour récupérer ces pièces, mais dans le même temps responsables des échéances fiscales, les cabinets comptables doivent toujours arbitrer entre les fréquentes sollicitations de leurs clients  et la nécessité de faire avancer des dossiers.

Les solutions digitales se multiplient pour répondre à cette problématique et simplifier la relation avec les clients. Les éditeurs proposent des solutions complètes intégrant pré-comptabilité / comptabilité afin de centraliser toutes les données au même endroit. D’autres éditeurs proposent des solutions de dossiers en ligne partagés qui permettent de simplifier les échanges de pièces comptables.

Cependant la problématique reste toujours la même :  comment développer une expertise sur un outil de production comptable et répondre à la diversité des outils utilisés par les clients ? 

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Analyse cas client : Le Wagon PACA et le cabinet MCR Walter France 

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En commençant à travailler avec le Wagon en région PACA, MCR Walter France a bien évidemment été confronté à cette situation. Le Wagon est un organisme de formation qui permet d’acquérir des compétences techniques à travers des formations intensives. Cette école très digitalisée utilise de nombreux outils pour gérer ses process internes et utilise un outil de pré-comptabilité (Zoho Books) pour émettre et suivre les encaissements de ses clients. 

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MCR Walter France de son côté utilise l’outil de production comptable ACD. Les collaborateurs sont formés sur cet outil et en maîtrisent parfaitement les  rouages afin de garantir un suivi rigoureux de la comptabilité dans son ensemble .

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L’approche de MCR basée sur l’analyse des outils en place et sur une automatisation progressive

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MCR développe une approche pragmatique avec ses clients. La relation commence en cours d’année 2022. Il ne s’agit pas de tout remettre à plat mais d’automatiser quand même un maximum de tâches chronophages et sans valeur ajoutée. 

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L’outil de facturation Zoho Books étant très intégré aux outils du Wagon, il n’est pas envisageable de changer de solution. La solution revient donc à automatiser la récupération des pièces comptables depuis Zoho Books pour les transférer à ACD. 

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En relation avec le Wagon, MCR met en place une solution No-Code d’automatisation basée sur Make (anciennement Intégromat), une solution équivalente à Power Automate présent dans Microsoft 365. 

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Etape 1 : Créer un dossier de partage en ligne

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La première étape consiste à mettre en place un dossier en ligne permettant l’échange des différentes pièces comptables. Google Drive est sélectionné car c’est l’outil utilisé par le Wagon en PACA. Google Drive tout comme Sharepoint a l’avantage d’être facilement connectable avec les outils d’automatisation. 

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Architecture du dossier Drive 

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Etape 2 : Automatiser la récupération des factures de vente 

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La seconde étape consiste à connecter Zoho Books à Google Drive. Un objectif est partagé par les interlocuteurs : minimiser toute tâche manuelle qui est un risque de perte de documents et qui demande d’y consacrer du temps. 

L’objectif est le suivant : récupérer les factures de ventes. 

Avec cette connexion, Zoho Books est déclenché quand une facture est créée. Cela permet de mettre en ligne la facture dans Google Drive. La configuration se fait en no-code dans l’interface de Make. 

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Premier scénario permettant de transmettre une facture de vente dans Google Drive

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Etape 3 : Récupérer l’ensemble des pièces comptables 

Fort de ce premier succès permettant la communication entre Zoho Books et le cabinet de manière automatisée, l’objectif est maintenant de récupérer toutes les pièces comptables. 

• Les factures de ventes ;
• Les notes de frais des collaborateurs ;
• Les justificatifs de carte bleue ;
• Les autres factures d’achats.

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Après quelques itérations, la fonctionnalité de Make de MailHook est utilisée. Cette fonctionnalité permet de baser le lancement d’un scénario à la suite de la réception d’un email. 

Il suffit par la suite d’utiliser les fonctionnalités de Zoho Books permettant l’envoi des pièces par email au moment souhaité. 

Scénario final utilisé pour transmettre l’ensemble des pièces comptables

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Témoignage de MCR

Corentin SULA RISCH, collaborateur comptable au sein du cabinet MCR :

"De notre point de vue, le processus de récupération de l’ensemble des documents comptables fonctionne très bien. Nous avons échangé avec la Société  pour mettre en place une solution ajustée à nos besoins. Ainsi un Drive a été créé et structuré selon nos besoins. 

Ce drive est approvisionné au quotidien des documents dont nous avons besoin. Nous pouvons nous y rendre à n’importe quel moment pour les retirer et les injecter dans nos outils en un clic.

Quelques ajustements ont été nécessaires au départ mais le temps consacré à bâtir l’automatisation a été très rapidement rentabilisé, en particulier lorsque l’on considère que ce temps est gagné des deux côtés."

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Bilan et perspectives 

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La connaissance et la mise en place d’un outil permettant de créer des scénarii automatisables a été cruciale pour fluidifier la relation entre le cabinet et son client. Ceci constitue un gain de temps qui s’avère précieux pour ces derniers.

L’apport de l’automatisation a permis une approche systématique de la récupération des pièces comptables. Elle permet de réduire les demandes de dernières minutes qui peuvent générer un stress important dans la relation client - cabinet en se révélant comme un outil -fiable et efficace- de communication.

Les outils d’automatisation actuels (Power Automate / Make / n8n …) permettent un échange entre les différentes plateformes.. C’est ainsi d’une grande aide pour créer et/ou améliorer des processus de manière progressive sans imposer de changement d’outils de travail aux clients ou aux collaborateurs. De plus, ces processus sont totalement adaptables aux besoins des parties, étant créés et ajustés par ces dernières.

La gestion de ces outils no-code est aujourd’hui assez simple et permet un gain de temps important. Ces outils peuvent être pris en main facilement au sein des cabinets par les collaborateurs, qui sont au cœur des flux de données et de documents existants entre les cabinets et les  entreprises clientes. 

Pour initier ce type d’approches au sein d’un cabinet, nous avons imaginé la formation Automatiser les processus de votre cabinet comptable avec Power Automate.